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國立東華大學總務處
總務處
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點收

 

【Q1】公文如何送點收?
【A1】 公文若一層決行,經送會到專委\主秘陳校長決行或   二層決行則主管〝加註意見〞,則自動落
    代為決行章,再送至文書組點收。

【Q2】紙本公文如何歸檔?
【A2】承辦人依「文書處理手冊」及「機關檔案點收要點」之相關規定,完成發文存查之案件,並於
   辦畢5日內送文書組歸檔。
    (一) 承辦人應先行檢查歸檔案件是否已辦畢。
    (二) 紙本案件是否已編寫頁碼,簽稿併陳案件,依序函稿+附件+簽+附件+來文+附件之順
      序編寫頁碼,雙面文稿者於正面之右下角,反面於該頁之左下角編寫,並於首頁右下角註
      明總頁碼。
    (三) 附件相同者以一份為限。
    (四) 附件需隨文寄出,不能以影本歸檔者,承辦人應於紙本公文簽辦處註明”附件隨文發出,
      擬不歸檔”,再經陳核主管同意後即可。

【Q3】密件公文如何歸檔?
【A3】(一)機密案件歸檔時,承辦人員除依一般案件處理外,須另使用機密檔案專用封套依實填註封套
     封面欄位,並於背面封口處簽名或加蓋職名章。
   (二)解密條件之勾選
     1.於公布時解密:案件經送達程序後解密。
     2.至某年某月某日解密:保密期限不可大於保存期限。
     3.附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件 標示者):所謂附件抽存後解密,
      是指公文連同附件時, 是屬密件。當附件抽存另供特定用途時,公文即屬普通 件。附件
      本身仍具有機密等級,將來原承辦人調(離)職 時,必須列入移交。

【Q4】用臨時憑證加簽則出現補簽追認訊息時,該如何處理?
【A4】承辦人提醒未使用自然人(中華電信)憑證者,必須於「待補簽公文」中使用自然人(中華電信)
    憑證加簽才能歸檔。

 

 

總務處文書組
承辦人:李秀菊 小姐
聯絡電話:03-863-2355
 

 

 

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