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國立東華大學總務處
總務處
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主管

 

【Q1】主管可以不用簽收先瀏覽公文嗎?

【A1】對於待辦公文不論承辦人或主管都可先不簽收,先看公文的內容,若有需要前(一關)人員修改
    內容或意見,則請前(一關)人員先行抽回公文修改,這樣也可以避免簽收後再退件,畫面上前
   (一關)人員重覆蓋章的情形產生。

【Q2】承辦人設定的決行層級,一級單位主管可變更?
【A2】可以。

【Q3】主管審核公文一定要批示(加註)意見嗎?
【A3】最後且有決行權之主管一定要批示(加註)意見,但會辦中單位主管則無此規定。

【Q4】何時蓋代為決行章?
【A1】最常見情形是以本校名義收文或以本校名義發文時,一級單位主管代理校長決行時,一定要落
    代為決行章。

【Q5】公文來時,會發送通知信嗎?
【A5】並非每一件公文都會寄通知信,系統每天早上只會針對還沒有簽收之公文發出通知信。

【Q6】單位副主管權限與單位主管相同嗎?
【A6】相同。

【Q7】單位主管可以設定非主管人員代理?
【A7】可以。

【Q8】單位登記桌人員(A)請假,單位登記桌人員的代理人(B)也請假,該主管應如何處理?
【A8】該單位主管或該單位系統管理員都可以更改代理人設定,視情況需要,將單位登記桌人員
     (A)及單位登記桌人員的代理人(B)設定為同一人(C)代理,也可以將單位登記桌人員(A)
    定為(C)代理,單位登記桌人員的代理人(B)設定為另一人(D)代理。

【Q9】同仁離職時該如何處理?
【A9】該單位主管或該單位系統管理員都可以執行「移文作業」,將離職人員目前「處理中的公文」
    以及流程中有該離職人員但尚未到該離職人的「待處理公文」都移給其它人。

【Q10】單位內人員異動,除了單位主管外,還有誰能修改單位內人員職務?
【A10】該單位主管或該單位系統管理員都可以修改單位內人員職務。到單位內人員權限管理,選取
    該單位人員,即可做新增、修改或刪除職務。對於離職人員,先移文再變更/刪除職務。

【Q11】公文線上語音教學檔在何處?
【A11】在公文系統上「線上教學」中第四部份為語音教學檔。

【Q12】單位主管可查詢公文的範圍?
【A13】單位主管可查詢到該單位及所屬單位的所有公文的內容。

【Q13】單位主管可先以軟體憑証簽核?
【A13】單位主管可先以軟體憑証簽核,歸檔前須補簽。

【Q14】紙本簽核的公文也需要在電子公文系統上點送流程?
【A14】紙本簽核的公文需要在電子公文系統上點送流程,可收到紙本文再來點收電子檔。

 

總務處文書組
承辦人:趙文玲 小姐 聯絡電話:03-863-2358
    林瑜瑾 小姐 聯絡電話:03-863-2352
 

 


 

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