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國立東華大學總務處
總務處
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總發文

 

【Q1】公文承辦人聯絡方式應注意事項?
【A1】於公文線上系統,點選「個人資訊」:

    1、電話號碼:(03)863****。
    2、傳真號碼:(03)863****。

【Q2】如何分辨校內發文、校外發文?
【A2】點選「創文」時,並選擇「函」,於畫面右邊的「機關全銜」選取「國立東華大學」者為校
    外發文,須經文書組發文,並歸檔於文書組檔案室;選取例如:「國立東華大學**處」為校
    內發文,須經單位發文,並歸檔於該單位內。

【Q3】公文應於何時修改為紙本?
【A3】附件為實體的公文:
    1、海報、大型圖書或已裝訂成冊之預算書、計畫書、合約書、報告書、建議書等大型附件。
    2、有價證券、支票、現金、收據、原始憑證及需要用印之文件等。
    3、附件屬性或格式特殊者,如光碟、磁片、磁帶、實體物品等。
      並將公文列印,紙本簽核流程與紙本蓋章同時進行。

【Q4】校內外發文之公文附件容量為何?
【A4】校內外發文附件目前設定最大容量10MB以內。

【Q5】電子簽核修改為紙本簽核之流程如何設定?

【A5】所有流程必須重新設定並重跑,否則會產生電子核章與紙本蓋章不一致。

【Q6】發文正副本如在行文機關右邊的「搜尋」裡找不到該如何建立?
【A6】請在行文機關的右上方有個「手動輸入」裡建立名稱、地址、電話…等。

【Q7】總發文收件截止時間?
【A7】1、原則於上班日八時至下午十七時止收件。(如需於當日郵遞交寄之公文,請於當日十五時
     前交至總發文人員,以利作業。因收到待發文之公文後,總發文人員還需檢視附件資料、
     繕校、封包、交寄等作業手續。)
    2、如逾當日十五時後需發急件公文,請事先來電告知。



總務處文書組
承辦人:莊秀珠 小姐 聯絡電話:03-863-2356
    林瑜瑾 小姐 聯絡電話:03-863-2352

 

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