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國立東華大學總務處
總務處
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總收文(單位收文)

 

【Q1】單位登記桌如何分文?
【A1】
1.當單位登記桌人員於「待處理公文」資料夾中,收到由總收文人員分送的公文,請先確認是
     否為本單位之公文,若是,在「待處理公文」資料夾勾選要分文的公文,點選[分文]按鈕
     ,選定二級單位名稱,再按下確定,即可分文至該二級單位,此時系統會提示「已傳送至單
     位名稱/職稱/承辦人姓名 /承辦人辦理中」訊息,即指定完成。

     2.承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦者,應敘明理由經單位主管核閱後,即時做公文
     改分申請。

【Q2】若該份公文不屬於本單位辦理時,如何申請改分?
【A2】1. 勾選該公文,點選[申請改分]按鈕。
     2. 輸入改分理由及後續處理選項,及建議改分單位(由右方選取其他單位),點
      選核章按鈕後儲存,該份公文經由主管核判是否同意此份公文改分,完成後,該公文將退回
      總收文。

【Q3】二級登記桌簽收後,發現非本單位公文時,如何申請重分(二級單位的改分稱為重分,而
    非改分)?

【A3】於畫面上方,按[申請重分],輸入重分理由,點選核章按鈕後儲存,則該份公文經由主管核判
     是否同意此份公文重分,完成後,該公文退回一級單位登記桌。

【Q4】收到應掛本校文號辦理或受文者為國立東華大學的紙本公文,如何辦理?
【A4】請送至文書組總收文掃描處理,轉換成電子公文或紙本公文(有實體附件者),再分文至該單位
     。

【Q5】公文速別:普通件、速件、最速件的辦理天數為何?
【A5】普通件:6天。
    速 件:3天。
    最速件:1天。


【Q6】簽辦公文時若按到「清稿」,稿面上的核章都不見時怎麼辦,需重新辦理嗎?
【A6】清稿後核章是無法救回來的,但可以在「版本導覽」中選擇清稿前版本。

【Q7】公文併案如何處理?
【A7】在所想要併案的公文都還在承辦人辦理中的條件下才可以執行併案處理。﹙即己歸檔的公文
     是無法和辦理中的公文併案﹚。


 

總務處文書組
承辦人:徐梓漩 小姐 聯絡電話:03-863-2353
    林瑜瑾 小姐 聯絡電話:03-863-2352

 

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