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國立東華大學總務處
總務處
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【文書組】線上簽核-檔案管理

 

【Q1】承辦公文時檔號選取方法。
【A1】 在系統點選「檔號」後再選取適當分類號,同時請您檢查所選取「檔號」的「年度號」是否
     與文件產生日期之年度一致。(文件產生日期指本校發文日期或來文機關來文發文日期)。

【Q2】承辦公文如何辦理展期。
【A2】 只有來文才能辦理展期,承辦人在系統的「承辦公文未結案件」欄點選進入待展期之公文後
   ,選取「展期申請」,填寫展期申請單,系統依公文展期天數送主管審核待主管核示後,系
   統依展期到期日期計算公文承辦時效,逾期進行稽催通知。

【Q3】密件處理請承辦人配合事項。
【A3】承辦人辦理機密文書歸檔,應使用機密檔案專用封套詳實填註封套資料(案由或案名得以代
   碼或代名表示之),於專用封套封口加蓋印章或職名章,並得加註簽封日期。註銷密等時請
   承辦人填寫「機密文書機密等級變更或註銷紀錄單」辦理解密事宜。機關內部及他機關檢調
   機密檔案,調案人應填具調案單,並依下列規定簽准後,送至檔案管理單位辦理。機關內部
   借調機密檔案,應經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者外
   ,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。他機關借調機密檔案,應
   以書面提出請求,並經該機密核定機關首長或其授權人員核准後,始得提供;上開書面資料
   應載明法律依據、調用目的及調用期間等事項。

【Q4】調案方式。
【A4】(一)電子公文:電子公文在線上填寫調案單並經核示即可進行線上調閱電子影像檔。
      (二)紙本公文:請填寫調案單,經一級主管核准後送文書組,文書組檔管人員將提供紙本公
     文影本。

【Q5】如何對已歸檔公文進行查詢?
【A5】在系統按「查詢」點選「公文查詢」進入「公文查詢資訊」點選「已編目公文」在欄位輸入
    內容後再按「公文查詢」。

【Q6】如何查詢本校檔案目錄。
【A6】「檔案管理局」網站「機關檔案目錄查詢網」可對機關學校已彙送檔案目錄進行查詢。

 

 

總務處文書組
承辦人:趙文玲 小姐
聯絡電話:03-863-2358
 

 

 

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