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國立東華大學總務處
總務處
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【文書組】紙本公文收文及發文注意事項,請配合辦理備齊附件(第二次宣導)
一、依「機關檔案管理作業手冊」及「文書處理手冊」辦理。
二、為確保公文品質,發文或歸檔附件不全者,總發文得退件,待附件補齊全後再發文或點
  收。紙本公文發文有實體附件時,請依下列方式處理:
  (一)請將發文附件及歸檔附件分別標示清楚。
  (二)函(稿)或簽本文及歸檔附件,請放置一起並連續編寫頁碼。
  (三)特殊附件如支票、收據、會計支出憑證、獎學金申請資料、契約書、合約書、研習
    報告、出國報告、書籍、大型工程圖及光碟等,請各以正本一份歸檔,若正本已隨
    函寄出者,請預先準備影本一份歸檔。當歸檔附件頁數過多時,也可儲存一份於光
    碟內,以光碟方式歸檔。
  (四)若紙本發文附件歸檔有實質困難者,承辦人請預先於承辦公文時加註意見「附件隨
    文發出,擬不歸檔」等字樣,陳長官裁示,而非在長官決行後再加註上述字樣。
三、若紙本收文附件歸檔有實質困難者,承辦人請預先於承辦公文時加註意見「附件抽存,
  擬不歸檔」等字樣,陳長官裁示,而非在長官決行後再加註上述字樣。
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